Автоматизация функций казначейства

Информация может быть не достоверна

ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8

«ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» - программный продукт, разработанный на базе платформы «1С: Предприятие 8» и предназначенный для автоматизации функций казначейства. Более подробную информацию о программном продукте «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» Вы можете получить на сайте www.1cashflow.ru.

Область применения

ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» — универсальный программный продукт, который предназначен для автоматизации функций казначейства вне зависимости от организационных особенностей или направления коммерческой деятельности компании.

Программный продукт разработан на платформе «1С: Предприятие 8» и может функционировать как в качестве отдельной полнофункциональной базы данных казначейства, так и в качестве составляющей части учетной системы компании, дополняя ее функционалом казначейства (при условии, что учетная система функционирует на базе платформы «1С:Предприятие 8»).

«ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» помогает решать следующие актуальные задачи, стоящие перед финансовой службой компанией:

• Контроль финансовых потоков и более рациональное использование денежных средств;
• Снижение рисков кассовых разрывов;
• Повышение эффективности работы исполнителей благодаря возможностям оперативного анализа и обмена информацией;
• Получение полной картины о текущем состоянии и распределении финансовых ресурсов компании,

а также с помощью программного продукта в компании внедряется единая методика управления денежными средствами, что также улучшает ее ликвидность.

Основные характеристики

Непредсказуемые и непокорные финансовые потоки опасны тем, что в любой момент они могут обернуться водопадом документов, платежных поручений, таблиц, счетов, расписок и прочей бумаги. Программный продукт «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» направлен на надежное управление финансовыми потоками.

Достижение плановых показателей – это главный критерий эффективного управления денежными потоками, поэтому в программе реализован учет плановых показателей движения денежных средств. Кроме статей бюджета, пользователь может ввести до 5 произвольных разрезов планирования и контроля движения денежных средств и назначить структуру зависимости между ними. Это позволяет осуществлять качественное планирование и управление финансовыми потоками.

«ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» позволяет учитывать плановые бюджеты, основываясь на различных сценариях и оценивать их эффективность по результатам исполнения. При этом формировать бюджеты можно как в самой программе, так и загружать данные из MS Exсel. Утвержденные бюджеты не могут быть изменены без санкции финансового контролера, а вся история изменений сохраняется в единой базе данных.

Программа позволяет автоматизировать работу с заявками на расходование средств, (формирование, утверждение и контроль исполнения заявки), а также учет планируемых поступлений. Шаблоны ввода этих первичных документов максимально упрощают операции по отражению плановых поступлений и расходования денежных средств, управления денежными потоками, вплоть до того, что пользователю достаточно ввести только суммовые показатели.

Маршруты утверждения заявок на расходование денежных средств определяются автоматически – в зависимости от центра финансовой ответственности (ЦФО), статей движения денежных средств (ДДС), валюты, суммы заявки или бюджетных ограничений.

Утверждение заявки проходит быстро – в программе установлен лимит нахождения заявки на каждом этапе маршрута – нарушителю блокируется работа с программой, а информация о просрочке направляется финансовому контролеру. Кроме этого, используется механизм заместителей – когда полномочия отсутствующего сотрудника автоматически делегируются его заместителю для контроля.

Работая с платежным календарем, казначей (в зависимости от остатков на счетах, планируемых поступлений или приоритетности заявок) может точно определить даты оплаты и расчетные счета, с которых будут списываться денежные средства и осуществлять эффективное управление финансовыми потоками компании.

Для упрощения работы бухгалтерии документы на оплату заявок на расходование могут формироваться автоматически – на основании данных, подготовленных казначеем с помощью инструментария платежного календаря.

Программа интегрируется с системами «клиент-банка», поэтому выгрузка и получение данных из этих систем производится в автоматическом режиме. Это позволяет оперативно распределять фактические движения денежных средств по документам планового движения денежных средств и осуществлять качественное управление денежными потоками. Другими важными функциями программы являются:

• построение отчетов для план-фактного анализа исполнения бюджетов и оперативной работы с ДДС и других задач управления финансовыми потоками;
• хранение актуальных данных по состоянию счетов и касс юридических лиц, входящих в компанию;
• гибкая настройка прав пользователей.

«ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» это первое российское IT-решение на платформе «1С: Предприятие 8», с помощью которого можно автоматизировать основной спектр задач, которые решает казначейство, и быть спокойным за непокорные денежные потоки компании.

Возможности

В программе «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» реализованы следующие функциональные возможности:

Учет плановых показателей бюджетов движения денежных средств

• Определение в пользовательском режиме необходимых разрезов планирования бюджетов движения денежных средств и последующего контроля над их исполнением: можно указать до 5 произвольных разрезов (не считая статей движения денежных средств) и определить зависимости между ними;
• Невозможность изменения бюджетов без санкции ответственного сотрудника после утверждения их финансовым контролером. В случае изменения бюджетов вся история изменений сохранится в базе данных;
• Возможность планирования по различным сценариям, что позволяет при последующем анализе сравнивать фактическое исполнение бюджетов с разными вариантами планируемых бюджетов;
• Возможность формирования бюджетов как непосредственно в программе, так и загрузки данных из внешних источников (MS Excel).

Заявки на расходование средств и учет планируемых поступлений

• Ввод первичных документов с помощью готовых шаблонов — в некоторых случаях пользователю достаточно ввести только суммовые показатели.

Контроль над утверждением заявок на расходование денежных средств

• Маршруты утверждения заявок на расходование денежных средств определяются автоматически и зависят от следующих показателей заявки: ЦФО, статей ДДС, «пользовательских разрезов учета ДС», валюты, суммы заявки (может сравниваться с каким-либо диапазоном), превышением над бюджетом (также может сравниваться с каким-либо диапазоном);
• Для утверждения заявок используется удобный интерфейс, позволяющий максимально быстро определить возможность утверждения заявки ответственным лицом;
• Для повышения дисциплины утверждения заявок (чтобы избежать задержки по прохождению оплат) используется функция ограничения времени нахождения заявки для утверждения на каждом из звеньев маршрута. Если ответственный пользователь нарушает лимит рассмотрения заявки, то его работа с программой блокируется до тех пор, пока нарушитель не рассмотрит просроченные им заявки (также о нарушении оповещается финансовый контролер);
• Используется механизм заместителей для того, чтобы не задерживать утверждение заявки в случае отсутствия кого-либо из утверждающих на рабочем месте;
• Заявка не попадет на оплату, пока полностью не пройдет маршрут утверждения и не получит статус «Утверждена».

Подготовка и построение платежного календаря

• Для построения платежного календаря, в программе используется удобный функционал, позволяющий (в зависимости от остатков на счетах, планируемых поступлений и других заявок на расходование ДС) определить точные даты оплаты и расчетные счета, с которых она будет производиться.

Формирование документов на оплату

• После утверждения заявок и определения казначеем графика их оплаты, документы на оплату заявок формируются автоматически.

Фиксирование оплат заявок и исполнения планируемых поступлений

• Программа интегрирована со всеми наиболее распространенными системами «Клиент-банка», что позволяет в автоматическом режиме как выгружать данные для «Клиент-банка», так и получать данные из системы «Клиент-банка» для разнесения фактических движений по расчетным счетам компании.

План-фактный анализ исполнения бюджетов движения денежных средств

• С помощью «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» поддерживается оперативная работа с движением денежных средств и осуществляется план-фактный анализ по исполнению бюджета, платежному календарю, планируемым поступлениям или списанию денежных средств.

Учет и анализ движения денежных средств компании

• Единая база информации по денежным средствам всех юридических лиц, входящих в состав компании. С помощью «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» можно создавать различные аналитические отчеты по движениям денежных средств, ведомости по денежным средствам, остаткам денежных средств.

Предотвращение несанкционированного доступа

• Для ограничения несанкционированного доступа к данным и функциям программы используется настройка прав по ролям (изначально уже определены наиболее распространенные роли, которые можно изменять в ходе работы) и по доступу к данным — в пользовательском режиме можно определить, к каким учетным данным имеет доступ тот или иной пользователь (это отразится на работе с первичными документами и построении отчетов – пользователь не сможет работать с теми данными, доступ к которым у него закрыт).

Порядок лицензирования

Лицензирование программного продукта «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» осуществляется следующим образом:

• Программный продукт «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» лицензируется независимо от платформы «1С:Предприятие 8». Это значит, что лицензия на платформу «1С: Предприятие 8» и лицензия на работу с «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» приобретаются отдельно;
• При работе с «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» лицензированию подлежат только те сессии, во время которых осуществляется работа с функционалом утверждения заявок на расходование и первичными документами. Работа с нормативно-справочной информацией и отчетами не лицензируется;
• Для увеличения количества пользователей «ИНТЕЛИС: Управление казначейством 8» необходимо приобретение дополнительных лицензий (в состав основной поставки включена лицензия на 1 пользователя). Они поставляются пакетами на 1, 5, 10, 20 и 50 пользователей.